آموزش ماژول گارانتی و خدمات پس از فروش
برای تعریف و تدوین گارانتی در نرم‌افزار حسابداری و فروش هما، لازم است ابتدا این ماژول را فعال کنید. در صورتی که زیرسیستم خدمات پس از فروش و گارانتی بر روی نرم‌افزار شما فعال نیست، لطفاً با کارشناس خود در ارتباط باشید و یا برای فعال‌سازی به بخش مدیریت اکانت نرم‌افزار هما مراجعه نمایید.
اگر این ماژول برای شما فعال می‌باشد، برای استفاده از این ماژول مراحل زیر را طی کنید:
ابتدا وارد پنل کاربری خود شده و از منوی سرویس‌های تکمیلی، روی گزینه گارانتی و خدمات و سپس زیرمجموعه تعاریف اولیه کلیک کنید.
تعریف گارانتی/قرارداد
پس از ورود به صفحه تعاریف اولیه، روی گزینه تعریف گارانتی/قرارداد کلیک کنید. در این مرحله، فرم را با استفاده از راهنمای نشانه‌گذاری های پایین تصویر، کامل کنید.
راهنمای نشانه‌گذاری‌ها
- عنوان قرارداد یا گارانتی خود را وارد نمایید، برای مثال: "گارانتی 12 ماهه نامحدود".
- اگر برای این گارانتی، فرایندی در نظر دارید، در این قسمت، آن فرایند را که از قبل تعریف کرده‌اید، انتخاب کنید.
- اعتبار زمانی گارانتی را به تعداد روز مشخص کنید. برای مثال، برای 1 ماه، 30 روز را انتخاب کنید و یا برای 1 سال، 365 روز.
- تعداد حداکثری که بتوانند از این گارانتی استفاده کنند را مشخص کنید.
- با روشن کردن این گزینه، گارانتی یا قرارداد جدید فعال می‌گردد.
- با فعال کردن این بخش، قسمت 8 حذف می‌گردد و زمانی که گارانتی ایجاد می‌شود، به صورت اتوماتیک، یک سریال تعریف می‌شود.
- در این قسمت، می‌توانید توضیحات مورد نیاز برای گارانتی ایجاد شده را وارد کنید.
- در این قسمت، سریال‌های گارانتی را وارد کنید تا در فاکتور اضافه شده و استفاده شود.
- با کلیک کردن بر روی این گزینه، سریال‌های مورد نظر را ثبت کنید.
- پس از کامل کردن لیست، روی این گزینه کلیک کنید تا گارانتی یا قرارداد خدمات پس از فروش ایجاد شود.
مرور فاکتورها
پس از ایجاد گارانتی، وارد صفحه پیشخوان شده و از منوی بازرگانی، روی گزینه فاکتور و سپس زیرمجموعه مرور فاکتورها و یا صدور فاکتور جدید کلیک کنید.
پس از کلیک کردن بر روی این گزینه، وارد صفحه جدیدی خواهید شد. در این صفحه روی گزینه فاکتورهای فروش کلیک کنید.
سپس وارد صفحه دیگری مشابه تصویر زیر خواهید شد.
ویرایش فاکتور
- در این قسمت، فاکتور مورد نظر خود را جستجو کنید.
- با کلیک کردن روی این گزینه، چند زیرمجموعه به شما نشان داده خواهد شد. برای ویرایش، روی گزینه اول که در تصویر بعد مشخص شده است، کلیک کنید.
وقتی روی این گزینه یعنی ویرایش فاکتور کلیک می‌کنید، صفحه فاکتور مورد نظر باز می‌شود و می‌توانید قرارداد خدمات پس از فروش یا گارانتی را که تعریف کرده‌اید، به ازای یک سریال قرارداد جدید برای این کالا فعال کنید.
انتخاب قرارداد/گارانتی
در این قسمت، بر روی نام کالا کلیک کنید تا صفحه گارانتی و خدمات پس از فروش باز شود.
- در این قسمت، می‌توانید قراردادی که از قبل تعریف کرده‌اید را انتخاب کنید. این قرارداد یا گارانتی‌ها به دو صورت خواهند بود:
- اگر مشخص کرده باشید که به صورت اتوماتیک سریال برای کالا صادر شود و تیک این مورد را فعال کرده باشید، نیازی به وارد کردن دستی سریال نیست. پس از انتخاب نوع گارانتی یا قرارداد خدمات، نرم‌افزار به طور اتوماتیک برای کالای مورد نظر، سریالی را در نظر خواهد گرفت. صفحه‌ای مشابه تصویر زیر مشاهده خواهید کرد:
پس از اینکه قرارداد خدمات پس از فروش یا گارانتی مورد نظر را انتخاب کردید، روی گزینه ثبت شود کلیک کنید.
پس از ثبت قرارداد یا فعال‌سازی گارانتی و خدمات در قسمت مشخص شده، می‌توانید سریال صادر شده برای این قرارداد/گارانتی را مشاهده کنید.
- اگر قرارداد خدمات پس از فروش یا سریال گارانتی که برای این کالا در نظر گرفته‌اید، به نوعی تعریف نشده باشد که به صورت اتوماتیک به قرارداد یا گارانتی، سریال اختصاص بدهد، پس از انتخاب گارانتی، صفحه‌ای مشابه تصویر زیر مشاهده خواهید کرد:
- گارانتی مورد نظر خود را انتخاب کنید.
- یکی از کدهایی که زمان تشکیل این گارانتی وارد کرده‌اید را وارد کنید.
- تغییرات را ثبت کنید.
صدور فاکتور
برای آموزش صدور فاکتور جدید اینجا کلیک کنید.
پس از مطالعه آموزش صدور فاکتور جدید و ایجاد فاکتور خود، روی نام فاکتور خود کلیک کرده و وارد صفحه گارانتی و خدمات پس از فروش شوید. سپس مراحل را همان‌طور که در بالا توضیح داده شده است انجام دهید.
در مرحله بعد دوباره وارد صفحه پیشخوان شوید و از قسمت سرویس‌های تکمیلی، روی گزینه گارانتی و خدمات و زیرمجموعه مدیریت قراردادها کلیک کنید.
پس از کلیک بر روی گزینه مدیریت قراردادها، وارد صفحه جدیدی می‌شوید که در این صفحه می‌توانید قراردادهای خود را مشاهده نمایید.
فیلتر کردن قراردادها
توجه داشته باشید که در این صفحه می‌توانید از فیلترهای مختلفی استفاده نمایید. برای مثال می‌توانید به این صورت فیلتر کنید که فقط فاکتورهای منقضی شده و یا فعال و ... را ببینید.
همچنین در این صفحه، در قسمت محدوده تاریخ می‌توانید با جستجوی زمان منقضی شدن گارانتی‌ها، گارانتی‌های سررسید شونده در روز مورد نظر خود را فیلتر کنید.
قیمت‌گذاری برای گارانتی و خدمات
اگر نیاز است تا برای گارانتی یا خدمات پس از فروش مبلغ مشخصی تعیین کنید، ابتدا باید یک کالا با نام گارانتی یا خدمات پس از فروش تعریف کنید. برای آموزش تعریف کالا اینجا کلیک کنید.
سپس زمانی که کالای مورد نظر را به فاکتور اضافه کردید، کالایی که با نام گارانتی یا خدمات پس از فروش تعریف کرده‌اید را نیز اضافه کنید. پس از اضافه شدن کالا به فاکتور، همان‌طور که بالاتر توضیح داده شد، روی نام کالا کلیک کرده و گارانتی که از قبل تعریف کرده‌اید را برای این کالا تعیین کنید.
در نظر داشته باشید که اگر چند نوع گارانتی یا خدمات پس از فروش دارید، در زمان تعریف کالا، برای کالایی که مشخص می‌کنید، مبلغ را وارد نکنید تا در فاکتور بتوانید مبلغ مورد نظر برای هر نوع از گارانتی یا خدمات پس از فروش را به صورت دستی وارد کنید.