همه چیز در مورد تنخواه، تنخواه گردان و ثبت سند حسابداری تنخواه
تنخواه چیست؟
درشرکتهای کوچک و بزرگ برای خرید های روزانه یک یا چند حساب تنخواه راه اندازی می کنند. معمولا یک مبلغ ثابت به صورت نقدی یا حساب بانکی در اختیار مسئول این حساب قرار داده می‌شود و این حساب در یک بازه زمانی، می‌بایست تسویه شود که به اینکار تنخواه گردانی یا صفر کردن(تراز کردن) تنخواه هم می‌گویند.
مسئول تنخواه گردان(تنخواه دار) یا مسئول تنخواه کیست؟
فردی که وجه معینی در اختیار او قرار می گیرد و این شخص با پایبندی به قوانین داخلی مجموعه از این منابع مالی در جهت امورات مربوط به شرکت استفاده نماید. ضمن اینکه در صورت استفاده از تنخواه می‌بایست مدارک و مستندات خود را در جدول تنخواه وارد کرده و به مدیر مربوطه که معمولا مسئول حسابداری یا مدری مالی یا حتی مدیر عامل است ارائه نماید.
در موسسات مختلف تنخواه گردانی به عنوان یک شغل مهم شناخته شده و این فرد می‌بایست درستکار و صادق در انجام امور کاری خود باشد و مبلغ تنخواه از مدیر مالی و یا مدیریت مجموعه به صورت یک مبلغ در نظر گرفته می‌شود .
وجه مورد نظر ماهانه، سالانه و.....به حساب فرد تنخواه دار واریز می‌شود. وقتی وجه تنخواه رو به اتمام هست با ارائه صورت تنخواه و تایید توسط مدیر مالی مجدد شارژمی‌شود.
در رسید تنخواه گردان باید چه مواردی ذکر شود
در رسیدهای ثبت شده در صورتحساب تنخواه گردان باید مبلغ پرداخت شده به عدد و حروف، نام شخص، سازمان یا فروشگاهی که مبلغ به آن پرداخت شده است قید شود و موضوع پرداخت نیز وارد شود; مثلا نوشته شود مبلغ از فروشگاه X برای خرید شیرینی و میوه برای مدیریت پرداخت گردید و در انتها شخص دریافت کننده پول باید مهر و امضا کند و جایی هم برای امضا مسئول و مقام بالاتر آن وجود داشته باشد.
نمونه فرم تنخواه گردان
حال که توضیحات کامل و جامع تنخواه و تنخواه گردادن داده شد به ثبت و ایجاد تنخواه وثبت هزینه تنخواه در نرم افزار جامع هما می پردازیم.
برای ورود به عملیات تنخواه در نرم افزار جامع هما ابتدا وارد پیشخوان اصلی هما شوید سپس قسمت خزانه و تنخواه را انتخاب نمایید.
پس از کلیک کردن روی تنخواه وارد صفحه عملیات می شوید. در این قسمت با سه گزینه روبرو هستید:
تنظیمات تنخواه
شارژ تنخواه
ثبت هزینه
تنظیمات تنخواه
در این قسمت می‌توان تنخواه دار را تعریف کرد.
در قسمت عنوان، عنوانی که می خواهید تنخواه‌دار را بشناسید بگذارید( تنخواه خانم اتفاق)
در قسمت انتخاب کاربر اسم کاربری که قرار است تنخواه دار باشد را انتخاب نمایید.
در قسمت دسترسی، دسترسی‌های لازم که از نظر مدیر لازم هست را بدهید.
مبلغ پیش فرض افزایش مبلغی است که می‌توانید تنخواه را افزایش دهید.
حداقل موجودی: مبلغی را تعیین می‌کنید که کمتر از آن نتواند خرج کند.
مبلغ مجاز روزانه هم از عنوان آن مشخص است که بیشتر از مبلغ معین در روز نتواند خرج کند.
مبلغ حداکثر تراکنش هم تعیین می کند که تنخواه دار از یک مبلغ به بالا در هر تراکنش و ثبت اجازه خرج کردن ندارد.
با تعیین این موارد بسته به نیاز مجموعه تنخواه دار را تعریف نموده و در انتها ذخیره نمایید.
شارژ تنخواه
ماهیت حساب تنخواه دارایی میباشد.
زمانی که تنخواه شارژ می شود این حساب بدهکار می شود.
وارد سند حسابداری شده و در قسمت سرفصل حساب تنخواه را انتخاب کنید و در قسمت تفصیل اسم تنخواه دار را وارد نمایید. توجه فرمایید که تنخواه ماهیت بدهکار دارد و حتما مبلغ وارده سمت بدهکار حساب می‌نشیند. حال که تنخواه وارد شد می بایست از منبعی که تامین شده را بستانکار نماییم. بانک را در قسمت سرفصل حساب نوشته و بانک تامین کننده را در تفصیل انتخاب کرده و بانک را بستانکار می کنیم، در انتها ثبت موقت و سپس بررسی و ثبت موثر را می زنیم(آموزش کامل سند حسابداری).
ثبت هزینه ها
حال که تنخواه شارژ شد تنخواه‌دار می‌تواند خریدهای خود را انجام دهد وهزینه‌ها را در فرم تنخواه گردان که به طور کامل در بالا به آن اشاره کردیم وارد نماید. در انتها به واحد مالی تحویل دهد.
سپس حسابدار می‌بایست سند حسابداری هزینه‌های انجام را وارد نماید. مانند زیر سند حسابداری صادر می کند.
و زمانی که پرداختی از تنخواه صورت می گیرد، از حساب تنخواه کم شده و بستانکار می شود.
نحوه بررسی حساب تنخواه گردان در پایان سال مالی
حساب تنخواه باید در پایان سال به حساب سال بعد منتقل شده یا مبلغ باقیمانده در حساب، به صندوق و حساب بانک واریز شود و حساب صفر گردیده و کاملا بسته شود. در غیر این صورت ممکن است در حساب‌های سال بعد و حساب بانک و صندوق شرکت مغایرت ایجاد شود.