به دست آوردن زمان کافی برای بسیاری از صاحبان کسب و کار یک چالش است. معمولا از نظر یک مدیر هرگز وقت کافی برای انجام همه ی کارها وجود ندارد به ویژه اگر بخواهید چند هندوانه را با یک دست بلند کنید و نقش های مختلف را یک نفره به عهده بگیرید. اگر احساس کنید که وظایفتان تمامی ندارد و هرگز لیست کارهایی که باید انجام دهید تمام نمی شود نه تنها ناامیدکننده است بلکه ممکن است استرس آور نیز باشد. پس بهتر است برای افزایش بهره وری خود و نیروی کار راهی برای مدیریت زمان در کسب و کار خود پیدا کنید. اگر به عنوان مدیر یک کسب و کار همواره مدیریت زمان برای شما یک دغدغه است مطالعه ی این مطلب می تواند برای شما مفید باشد.
7 نکته برای مدیریت زمان کسب و کار
برای خود هدف تعیین کنید
اساسی ترین اصل برای مدیریت زمان کسب و کار شناخت و تعیین هدف است. برای اینکه در وقت خود صرفه جویی کنید باید بدانید کجا می خواهید بروید و چگونه باید به آنجا برسید. تعیین اهداف می تواند به شما کمک کند طرحی برای هدایت کسب و کار خود و جایی که می خواهید به آن برسید داشته باشید. هدف شما باید مشخص، قابل اندازه گیری، قابل دستیابی، واقع بینانه و محدود به زمان مشخصی باشد.
وقتی حرف از مدیریت زمان، بهره وری و دستیابی به هدف می شود تلاش برای تحقق اهداف کوچک و کوتاه مدت بیشترین اهمیت را دارد. شما می توانید با تجزیه اهداف بلند مدت خود به اهداف کوتاه مدت میزان موفقیت آمیز بودن آن را اندازه گیری و برای بهبود آن تلاش کنید. ضمن اینکه تجزیه اهداف بلند مدت به اهداف کوتاه مدت باعث می شود برای رسیدن به هر هدفی کوچکی اشتیاق داشته باشید، آن را پشت گوش نیندازید و پس از رسیدن به
هدف کوچک خود انرژی بیشتری برای ادامه ی مسیر خواهید داشت.
فعالیت های خود را برنامه ریزی کنید
برای ماه، هفته و روزهای خود را بر اساس اهدافی که دارید و کارهایی که باید انجام دهید برنامه ریزی کنید. به طور روزانه کارهایی که باید انجام دهید را لیست و برنامه ریزی کنید. این کار به شما کمک می کند به صورت گام به گام به اهداف خود نزدیک شوید و اگر خللی در برنامه ها ایجاد شد بتوانید آن را مدیریت کنید.
با ایجاد طرحی برای راهنمایی کارمندان و خود به سمت اهداف کوچک تر راهی به سوی دستیابی به اهداف بزرگ تر ایجاد کنید. برنامه ها و اهداف خود را با کارمندان خود در میان بگذارید تا آنها نیز مطلع شوند شما قصد دارید به چه جایگاهی برسید. در میان گذاشتن برنامه ها با کارمندان به شما کمک می کند از آنها بازخوردی بگیرید که شاید برای رسیدن به اهداف تان مفید باشد.
متعهد باشید
برای مدیریت زمان کسب و کار می توانید از سیستم های مختلفی برای برنامه ریزی استفاده کنید. نرم افزارهای خاص، برنامه های آنلاین و تقویم و یادداشت های دستی همه از سیستم هایی هستند که می توانید از آنها برای صرفه جویی در وقت استفاده کنید اما مهم ترین اصل این است که شما به برنامه های خود متعهد باشید. اگر به برنامه خود پایبند نباشید هیچ سیستمی نمی تواند به شما کمک کند. تقریبا می توان گفت سخت ترین قسمت مدیریت زمان کسب و کار انجام دادن وظایفی است که برای آنها برنامه ریزی کرده اید.
اولویت های خود را مشخص کنید
بهتر است لیست کارهای روزانه ی خود را به ترتیب اولویت ها بنویسید زیرا ممکن است در یک روز موفق به انجام همه کارها نشوید. انجام دادن اولویت ها در ابتدای روز به شما کمک می کند انرژی بیشتری برای انجام باقی کارها و شروع برنامه ریزی برای فردا داشته باشید.
زمان بهره وری خود را پیدا کنید
بسیاری از افراد در ابتدای صبح و پس از بیدار شدن انرژی زیادی دارند و ترجیح می دهند کارهای خود را صبح انجام دهند. بسیاری دیگر نیمه های روز را ترجیح می دهند، زمانی که دیگر خوابالود نیستند و ناهار خود را نیز صرف کرده اند. بسیاری از افراد نیز شب کار هستند و ترجیح می دهند نیمه شب کار کردن را شروع کنند زیرا شب ها ساکت است و همه خواب هستند. شما می توانید با مشخص کردن اینکه چه زمانی از روز بهتر یک کار را انجام می دهید و بیشترین بازده را دارید برای انجام مهمترین کارهای خود را برنامه ریزی کنید.
مراقب گذر زمان باشید
برای مدیریت زمان کسب و کار بهتر است برای انجام هر کاری یک بازه ی زمانی مشخص تعیین کنید. اگر تنها نیم ساعت برای مطالعه ی یک کتاب مشخص کنید خواهید دید تمرکز بیشتری برای انجام آن دارید زیرا ذهن شما می داند پس از اتمام نیم ساعت باید به سراغ کار بعدی برود. علاوه بر این وقتی بدانید قصد دارید برای هر کاری چقدر وقت صرف کنید موفق خواهید شد از اتلاف وقت و زمان استراحت خود کم کنید. اگر در ثبت زمان و فعالیت های خود صادق باشید قادر خواهید بود نقاط قوت، ضعف و میزان واقعی زمانی که برای کارها صرف می کنید را مشخص کنید.
یک دستیار استخدام کنید
برای مدیریت زمان کسب و کار نیاز نیست شما همه ی کارها را انجام دهید. می توانید با دقت و بررسی وظایفی را که می شود دیگران انجام دهند به کارمندان و دستیار خود محول کنید. استخدام یک دستیار به شما کمک می کند به جنبه های دیگر زندگی توجه کنید و بتوانید انرژی خود را مدیریت کنید. توجه کنید که شما یک ربات نیستید که بتوانید با حذف استراحت و تفریحات خود همچنان به کار کردن ادامه دهید.
البته اگر به طور وسواس گونه ای همیشه معتقدید خودتان باید همه ی کارها را انجام دهید بهتر است با اعمال یک برنامه ریزی دقیق به همه جوانب زندگی خود رسیدگی کنید و سعی کنید هر وظیفه ای را به بهترین شکل انجام دهید.