ثبت سند حسابداری
اطلاعات مالی هر بنگاه اقتصادی از مهم‌ترین منابعی است که باید به‌درستی ثبت و نگهداری شود. کلیه رویدادهای مالی در قالب سند حسابداری ثبت می‌شوند؛ این اسناد پایه و مبنای گزارشات و تصمیم‌گیری‌های مالی در هر سازمان محسوب می‌شوند.
سند حسابداری چیست؟
سند حسابداری مدرکی است که تمام رویدادهای مالی یک بنگاه اقتصادی در آن ثبت می‌شود. این اسناد به مدیران کمک می‌کند در پایان دوره‌های مالی، گزارشات دقیق و جامعی تهیه کرده و بر اساس آن برنامه‌ریزی کنند. از جمله مزایای ثبت اسناد مالی می‌توان به موارد زیر اشاره کرد:
-
دسترسی سریع و آسان به اطلاعات مالی
-
کاهش خطاهای انسانی
-
ثبت دقیق تمام عملیات مالی از جمله هزینه‌ها، دریافت و پرداخت‌ها، حقوق، فروش، خرید و ...
-
مدیریت بهتر مالی با دیجیتال‌سازی اسناد
نرم‌افزار هما امکان ثبت اسناد حسابداری را به دو روش فراهم کرده است:
1. سند اتوماتیک
در ماژول‌های مختلف نرم‌افزار (مثل بازرگانی، خزانه، انبار و ...) هنگام ثبت فاکتور یا دریافت/پرداخت، سند حسابداری و سند انبار به‌صورت خودکار ایجاد می‌شود. این فرآیند براساس کدینگ حسابداری و تنظیمات رزرو عملیات انجام می‌گیرد.
2. سند دستی
در این روش، کاربر می‌تواند به‌صورت دستی، رویدادهای مالی را ثبت کند و تشخیص دهد کدام حساب بدهکار و کدام بستانکار شود.
در صفحه‌ی مرور اسناد در نرم‌افزار هما، امکانات مختلفی برای مدیریت و بررسی اسناد حسابداری در اختیار کاربر قرار دارد. این بخش یکی از مهم‌ترین قسمت‌های نرم‌افزار برای کنترل و مدیریت دقیق رویدادهای مالی است. برای وارد شدن به این بخش به صورت زیر اقدام کنید.
- اول وارد پیشخوان اصلی شوید.
- بعد روی گزینه‌ی حسابداری کلیک کنید.
- بعد وارد قسمت اسناد شوید. صفحه‌ی مرور اسناد باز می شود.
امکانات صفحه‌ی مرور اسناد:
1. سند جدید (سند دستی)
-
سند مالی: ثبت رویداد مالی جدید.
-
ضمیمه: بارگذاری فایل‌های مرتبط با سند.
-
تنظیمات: تعیین منبع ایجاد سند (مثل خزانه، انبار و ...)
-
عنوان سند و شرح سند: وارد کردن توضیحات مربوط به رویداد.
-
سرفصل
-
کد حساب: وارد کردن یا جستجوی حساب موردنظر.
-
تفصیل: برای برخی حساب‌ها مانند بانک یا تنخواه می‌توان تفصیل را نیز مشخص کرد.
-
مبلغ بدهکار/بستانکار: بر اساس نوع رویداد مالی وارد شود.
-
ثبت و تایید سند
به عنوان مثال: شارژ تنخواه
ثبت سند دستی
-
بدهکار: تنخواه
-
بستانکار: حساب بانک
-
در هر مرحله ثبت ردیف جدید را بزنید تا ریدف جدید باز شود و ادامه دهید تا سند دستی شما تراز شود.
- در پایان ثبت و تایید سند را کلیک کنید.
2. مرور کلی اسناد
نمایش جزئیات همه اسناد ثبت‌شده
3. مرتب سازی
بازسازی اسناد براساس سریال در سال مالی انتخاب‌شده
4. تنظیمات سال مالی
مشاهده و ثبت اسناد در سال مالی موردنظر
5. محدوده تاریخ
فیلتر اسناد براساس تاریخ
6. فیلترینگ
فیلتر اسناد بر اساس وضعیت (طبقه‌بندی، نوع ثبت، نوع سند طبق عملیات، پیش‌نویس سند)
7. شخصی سازی ستون‌ها
موارد کلی که می خواهید در صفحه‌ی مرور اسناد در مورد سند مشخص باشد.
8- عملیات گروهی بر روی اسناد
9- مرور و ویرایش اسناد، گزارش و چاپ
با کلیک کردن روی سه نقطه رنگی کنار هر سند در صفحه‌ی مرور اسناد و انتخاب گزینه‌ی مناسب می توانید سند را ویرایش و یا چاپ کنید.
.png)
نکات پایانی
✔ سند باید حتماً تراز باشد.
✔ فقط اسنادی که ثبت نهایی شده‌اند معتبر هستند.
❓ سوالات کلیدی همراه با پاسخ
1- سند حسابداری چیست؟ سند حسابداری مدرکی است که در آن رویدادهای مالی ثبت می‌شود و پایه‌ی گزارش‌های مالی یک سازمان است.
2- چطور وارد بخش ثبت سند حسابداری در هما شویم؟ ابتدا وارد پیشخوان اصلی شوید، سپس روی حسابداری کلیک کرده و در نهایت وارد مرور اسناد شوید.
3- ثبت سند دستی چگونه انجام می‌شود؟ در صفحه مرور اسناد، روی گزینه "سند جدید" کلیک کنید. عنوان و شرح سند را وارد کنید، سپس کد حساب‌ها را مشخص کرده و مبلغ بدهکار یا بستانکار را تعیین کنید.
4- تفاوت سند دستی و سند اتوماتیک چیست؟ در سند اتوماتیک، نرم‌افزار هما به‌صورت خودکار سند را هنگام ثبت فاکتور یا دریافت/پرداخت ایجاد می‌کند. اما در سند دستی، کاربر به‌صورت دستی حساب‌ها و مبالغ را وارد می‌کند.
5- اجزای مهم یک سند حسابداری چیست؟ تاریخ سند، شماره سند، کد حساب، حساب‌های بدهکار و بستانکار، شرح سند و جمع سند که باید تراز باشد.
6- چطور مطمئن شویم سند حسابداری تراز است؟مجموع ستون بدهکار و بستانکار باید دقیقاً با هم برابر باشند. اگر نابرابر باشند، سند ثبت نهایی نمی‌شود.
7- در بخش مرور اسناد چه امکاناتی داریم؟ می‌توانید اسناد را ببینید، فیلتر کنید، ویرایش یا چاپ کنید، یا روی چند سند به‌صورت گروهی عملیات انجام دهید.
8- فیلتر کردن اسناد چه کمکی می‌کند؟ با فیلتر کردن می‌توانید سندهای مربوط به یک تاریخ خاص، یک نوع خاص (مثلاً دستی یا اتوماتیک) یا وضعیت خاص (پیش‌نویس یا نهایی) را سریع‌تر پیدا کنید.
9- برای مرتب‌سازی اسناد چه کار کنیم؟ با انتخاب سال مالی و بازسازی سریال‌ها، اسناد به ترتیب تنظیم و مرتب می‌شوند.
📑 کلمات کلیدی
● ثبت سند حسابداری
● سند مالی دستی
● سند اتوماتیک هما
● مرور اسناد مالی
● تراز سند حسابداری
● کدینگ حسابداری
● عملیات گروهی اسناد
● فیلتر اسناد حسابداری
● تنظیمات سال مالی
● نرم‌افزار حسابداری هما
● سند پیش‌نویس
● شماره سند حسابداری
● شرح سند مالی
● بدهکار و بستانکار
● گزارش مالی هما
● اسناد تایید شده
● ثبت نهایی اسناد
● سیستم حسابداری یکپارچه
● مدیریت مالی دیجیتال
● حسابداری با نرم‌افزار هما