تنخواه، تنخواه‌گردان و ثبت سند حسابداری تنخواه
تنخواه چیست؟
تنخواه، مبلغی است که برای خریدهای روزمره، به‌صورت نقدی یا از طریق حساب بانکی در اختیار یک شخص مشخص قرار می‌گیرد. این مبلغ در بازه‌های زمانی مشخص باید تسویه شود. به این فرآیند تنخواه‌گردانی یا صفر کردن تنخواه گفته می‌شود.
تنخواه‌گردان (یا تنخواه‌دار) کیست؟
تنخواه‌گردان (یا تنخواه‌دار) فردی است که مبلغ مشخصی به او تحویل داده می‌شود تا هزینه‌های جزئی شرکت را انجام دهد. این شخص موظف است هزینه‌ها را با ارائه رسید معتبر ثبت کند، رسیدها را در جدول تنخواه وارد کند، فرم تنخواه را به مسئول مالی یا مدیر مربوطه تحویل دهد و همیشه موجودی تنخواه را در حد مجاز نگه دارد.
ورود به بخش تنخواه
برای دسترسی به بخش تنخواه در نرم‌افزار هما، مراحل زیر را به ترتیب انجام دهید:
-
به صفحه پیشخوان اصلی بروید.
-
روی حسابداری کلیک کنید.
-
از منوی نمایش‌داده‌شده، گزینه خزانه را انتخاب نمایید.
-
در بخش خزانه، گزینه تنخواه را انتخاب کنید.
در این قسمت سه گزینه در دسترس است:
-
تنظیمات تنخواه
-
شارژ تنخواه
-
ثبت هزینه‌ها
تنظیمات تنخواه
در این بخش می‌توانید تنخواه‌دار را تعریف کنید.
-
عنوان: نام دلخواه تنخواه‌دار (مثلاً: تنخواه خانم X)
-
دسترسی‌ها: سطوح دسترسی موردنیاز
در پایان، دکمه ذخیره را بزنید.
شارژ تنخواه (ثبت سند حسابداری)
شارژ تنخواه یک عملیات حسابداری است.
1- در سرفصل حساب، گزینه تنخواه را انتخاب کنید.
2- در تفصیل، نام تنخواه‌دار را انتخاب نمایید. (در قسمت تنظیمات تنخواه عنوان یا نام تنخواه‌دار را ثبت کردید.)
3- مبلغ تنخواه در ستون بدهکار ثبت می‌شود.
4- روی ثبت ردیف جدید کلیک کنید. یک ردیف تازه باز می شود.
5- روش تامین تنخواه را در سرفصل انتخاب کنید. (مثلا بانک)
6- بانک تأمین‌کننده را در تفصیل انتخاب کنید.
7- مبلغ بانک در ستون بستانکار قرار می‌گیرد.
8- در پایان، دکمه ثبت و تایید سند را بزنید.
ثبت هزینه‌ها
پس از شارژ حساب تنخواه، تنخواه‌دار می‌تواند خریدهای موردنیاز شرکت را انجام دهد. برای ثبت این هزینه‌ها:
-
مبلغ هزینه در سمت بدهکار سند حسابداری وارد می‌شود (مثلاً: هزینه اقلام مصرفی، لوازم اداری، پذیرایی و...).
-
در مقابل، حساب تنخواه به میزان همان مبلغ در سمت بستانکار ثبت می‌شود.
نکات پایانی
✔ تنخواه ماهیت دارایی دارد.
✔ در زمان شارژ، بدهکار می‌شود.
✔هنگام خرج، با ثبت هزینه، بستانکار می‌شود.
بررسی حساب تنخواه‌گردان در پایان سال مالی
در پایان هر سال مالی، حساب تنخواه‌گردان باید با دقت بررسی و تسویه شود. اگر مبلغی از تنخواه باقی مانده باشد، لازم است یکی از دو کار زیر انجام شود:
-
یا این مبلغ به صندوق یا حساب بانکی شرکت بازگردانده شود.
-
یا به‌صورت شفاف به حساب تنخواه سال بعد منتقل گردد.
هدف از این کار، صفر کردن حساب تنخواه و بستن کامل آن در دفاتر مالی است. اگر این تسویه‌حساب به‌درستی انجام نشود، ممکن است در سال مالی بعد باعث ایجاد مغایرت در گزارش‌های مالی، حساب صندوق یا حساب‌های بانکی شرکت شود.
بنابراین، در پایان سال باید موجودی تنخواه با مدارک موجود مقایسه شود و هرگونه مانده غیرعادی بررسی و اصلاح گردد. این کار یکی از مراحل کلیدی در بستن حساب‌ها و تهیه صورت‌های مالی دقیق و بدون خطاست.
❓ سوالات کلیدی همراه با پاسخ
1. تنخواه چیست و چه کاربردی دارد؟ تنخواه مبلغی است که شرکت برای انجام هزینه‌های روزمره مانند خرید لوازم اداری، اقلام مصرفی یا پرداخت هزینه‌های جزئی، به یک شخص مورد اعتماد پرداخت می‌کند. این مبلغ باید در بازه‌های زمانی مشخص با ارائه مستندات، تسویه شود.
2. تنخواه‌گردان یا تنخواه‌دار چه کسی است و چه وظایفی دارد؟ تنخواه‌دار شخصی است که مسئولیت دریافت، نگهداری و مصرف تنخواه را بر اساس نیازهای شرکت بر عهده دارد. او باید تمام هزینه‌ها را با مدارک معتبر ثبت کرده و به مسئول مالی گزارش دهد. این فرد باید امین، دقیق و پاسخ‌گو باشد.
3. ماهیت حساب تنخواه در حسابداری چیست؟ در سیستم حسابداری، حساب تنخواه ماهیت دارایی دارد. بنابراین هنگام شارژ تنخواه، این حساب بدهکار و در زمان هزینه‌کرد، بستانکار می‌شود.
4. چگونه شارژ تنخواه را در نرم‌افزار حسابداری ثبت کنیم؟ برای ثبت شارژ تنخواه، ابتدا سرفصل حساب «تنخواه» را انتخاب و بدهکار کنید. سپس نام تنخواه‌دار را در بخش تفصیل وارد کنید. در ردیف بعدی، منبع تأمین مبلغ (مثل بانک یا صندوق) را بستانکار کرده و مبلغ را در هر دو ردیف وارد و سند را ثبت و تأیید نمایید.
5. هزینه‌های پرداخت‌شده توسط تنخواه‌دار چگونه ثبت می‌شود؟ پس از انجام خرید توسط تنخواه‌دار و ثبت در جدول تنخواه، حسابدار بررسی لازم را انجام داده و سند حسابداری صادر می‌کند. در این سند، مبلغ هزینه در سمت بدهکار و حساب تنخواه به همان میزان در سمت بستانکار ثبت می‌شود.
📑 کلمات کلیدی
- تنخواه چیست
- وظایف تنخواه‌دار
- تنخواه‌گردانی
- فرم تنخواه
- ثبت هزینه تنخواه
- شارژ تنخواه در حسابداری
- سند حسابداری تنخواه
- بدهکار و بستانکار تنخواه
- ماهیت حساب تنخواه
- تسویه تنخواه در پایان سال
- نرم‌افزار هما تنخواه
- ثبت تنخواه در نرم‌افزار حسابداری
- جدول تنخواه
- رسید تنخواه‌گردان
- گزارش هزینه تنخواه
- سرفصل حساب تنخواه
- تفصیل تنخواه‌دار
- تنخواه نقدی یا بانکی
- مدیریت تنخواه شرکت‌ها